Ngày 29/12/2015 Bộ Tư pháp ban hành Thông tư số 20/2015/TT-BTP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Thông tư này có hiệu lực thi hành từ ngày 15/02/2016 và thay thế Thông tư số 03/2008/TT-BTP ngày 25 tháng 8 năm 2008 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng 5 năm 2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký; Thông tư số 03/2001/TP-CC ngày 14 tháng 3 năm 2001 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thi hành Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08 tháng 12 năm 2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực; Điều 2 Thông tư số 19/2011/TT-BTP ngày 31 tháng 10 năm 2011 sửa đổi, bổ sung một số quy định về thủ tục hành chính của Thông tư số 05/2008/TT-BTP ngày 23 tháng 9 năm 2008, Thông tư số 03/2008/TT-BTP ngày 25 tháng 8 năm 2008 và Thông tư số 01/2010/TT-BTP ngày 09 tháng 02 năm 2010 của Bộ Tư pháp.

            Thông tư số 20/2015/TT-BTP có những nội dung cần lưu ý sau:

1. Tiếp nhận, giải quyết yêu cầu chứng thực.

Nghị định số 23/2015/NĐ-CP đã có nhiều điểm mới, bảo đảm cải cách hành chính theo hướng giảm giấy tờ trong thủ tục chứng thực, đặc biệt Nghị định số 23/2015/NĐ-CP đã quy định chung một thủ tục đơn giản về chứng thực hợp đồng. Tuy nhiên, cũng do tâm lý chưa quen với sự đơn giản trong thủ tục, nên một số địa phương đã tự quy định thêm thủ tục hoặc một số giấy tờ trong hồ sơ (như việc niêm yết khi chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản trong khi Nghị định số 23/2015/NĐ-CP không quy định hoặc yêu cầu phải kèm theo giấy tờ chứng minh quan hệ của người được nhận di sản với người để lại di sản…). Chính vì vậy, Thông tư đã quy định khi tiếp nhận, giải quyết yêu cầu chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ và người thực hiện chứng thực không được đặt thêm thủ tục, không được gây phiền hà, yêu cầu nộp thêm giấy tờ trái quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư này.

2. Lời chứng.

Do Nghị định số 23/2015/NĐ-CP chưa có hướng dẫn cụ thể đối với việc sử dụng mẫu lời chứng chứng thực văn bản khai nhận di sản, văn bản từ chối nhận di sản nên khi tiếp nhận yêu cầu chứng thực khi nhiều người cùng khai nhận di sản, từ chối nhận di sản thì nhiều cơ quan thực hiện chứng thực đã lúng túng, có trường hợp từ chối chứng thực. Do đó, Thông tư đã quy định, khi có nhiều người cùng khai nhận hay từ chối nhận di sản thì cơ quan thực hiện chứng thực vẫn sử dụng mẫu lời chứng chứng thực văn bản khai nhận di sản, lời chứng chứng thực văn bản từ chối nhận di sản được ban hành kèm theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Tuy nhiên, người thực hiện chứng thực cần ghi rõ họ tên, số giấy tờ tùy thân của những người khai nhận hay từ chối nhận di sản.

Bên cạnh đó, để bảo đảm việc áp dụng thống nhất Thông tư đã ban hành kèm theo mẫu lời chứng chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông.

3. Số chứng thực bản sao từ bản chính.

Đối với số chứng thực bản sao từ bản chính, mặc dù Nghị định số 23/2015/NĐ-CP đã  quy định khá cụ thể là “Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực”, tuy nhiên, khi triển khai thi hành Nghị định nhiều cơ quan thực hiện chứng thực vẫn lấy số một cách tùy tiện, không thống nhất . Vì vậy, Thông tư đã có hướng dẫn rất cụ thể về cách lấy số chứng thực “Số chứng thực theo quy định tại khoản 3 Điều 20 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP là số chứng thực theo từng loại giấy tờ được chứng thực, không  lấy số chứng thực theo lượt người đến yêu cầu chứng thực. Ví dụ: ông A đến Ủy ban nhân dân xã H yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính 03 loại giấy tờ: 02 bản sao chứng minh nhân dân mang tên ông Nguyễn Văn A, 03 bản sao chứng minh nhân dân mang tên bà Nguyễn Thị B và 01 bản sao sổ hộ khẩu của hộ gia đình ông Nguyễn Văn A. Khi lấy số, 02 bản sao chứng minh nhân dân mang tên ông Nguyễn Văn A được ghi 01 số; 03 bản sao chứng minh nhân dân mang tên bà Nguyễn Thị B được ghi 01 số; 01 bản sao sổ hộ khẩu của hộ ông Nguyễn Văn A được ghi 01 số”.

Đối với việc lưu trữ giấy tờ, văn bản khi chứng thực chữ ký, chứng thực chữ ký người dịch. Do khoản 2 Điều 14 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP chỉ quy định là khi chứng thực chữ ký và chứng thực chữ ký người dịch cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực phải lưu một bản giấy tờ, văn bản đã chứng thực, mà không quy định rõ bản lưu này là văn bản đã chứng thực (bản có dấu đỏ của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực) hay bản chụp từ văn bản đã chứng thực nên mỗi cơ quan thực hiện chứng thực lại có cách hiểu khác nhau về quy định này, dẫn đến thực hiện không thống nhất. Vì vậy, tại Điều 5 của Thông tư đã có hướng dẫn rất cụ thể về vấn đề này, theo đó: “1. Khi lưu giấy tờ, văn bản đã chứng thực đối với việc chứng thực chữ ký, chứng thực chữ ký người dịch theo quy định tại khoản 2 Điều 14 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực có trách nhiệm lưu 01 (một) bản giấy tờ, văn bản đã chứng thực hoặc lưu 01 (một) bản chụp giấy tờ, văn bản đó. 2. Văn bản quy định tại khoản 1 Điều này, do cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực tiến hành chụp lại từ giấy tờ, văn bản đã chứng thực. Trường hợp cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không có phương tiện để chụp thì văn bản lưu trữ do người yêu cầu chứng thực cung cấp”. Như vậy, theo quy định này thì cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không nhất thiết phải lưu một bản giấy tờ, văn bản đã chứng thực (bản có dấu đỏ của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực) mà có thể lưu một bản chụp giấy tờ, văn bản đó. Bên cạnh đó, cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực cũng cần lưu ý là văn bản lưu phải do cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực tự sao chụp, trừ trường hợp không có phương tiện để sao chụp.

4. Về hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, văn bản trước khi yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính và dịch để chứng thực chữ ký người dịch.

 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định: Trong trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao, dịch để chứng thực chữ ký người dịch; trừ trường hợp đươc miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại. Tuy nhiên, trên thực tế, có nhiều loại giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp cho cá nhân như Hộ chiếu hoặc một số giấy tờ được sử dụng lặp đi, lặp lại nhiều lần như: Thẻ thường trú, Thẻ cư trú, Văn bằng, Chứng chỉ, bằng lái xe…nếu yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự những loại giấy tờ này sẽ gây phiền hà và thực tế hầu như không nước nào yêu cầu phải hợp pháp hóa đối với giấy tờ tùy thân. Do đó, trong thời gian qua quy định này đã gây ra khó khăn, phiền hà, ách tắc trong chứng thực bản sao và chứng thực chữ ký người dịch. Chính vì vậy, để tạo thuận lợi cho người dân, đáp ứng yêu cầu của cải cách thủ tục hành chính, Thông tư đã hướng dẫn về yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự đối với một số giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp. Theo đó “Giấy tờ tùy thân do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp cho cá nhân như: hộ chiếu, thẻ căn cước hoặc các giấy tờ khác như thẻ thường trú, thẻ cư trú, giấy phép lái xe, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ và bảng điểm kèm theo bằng tốt nghiệp, chứng chỉ thì không phải hợp pháp hóa lãnh sự khi chứng thực bản sao từ bản chính. Trường hợp yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch trên bản dịch các giấy tờ này thì cũng không phải hợp pháp hóa lãnh sự”.

5. Về chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài.

            Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định không được chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội, tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân và không được chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là hợp đồng, giao dịch…Quy định này không phát sinh vướng mắc nếu là việc chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản được lập bằng tiếng Việt. Tuy nhiên, nếu giấy tờ, văn bản  được lập bằng tiếng nước ngoài thì người thực hiện chứng thực khó có thể hiểu được nội dung của giấy tờ, văn bản đó để giải quyết hay từ chối chứng thực chữ ký trong giấy tờ đó (do Nghị định số 23/2015/NĐ-CP không quy định phải dịch giấy tờ, văn bản ra tiếng Việt trước khi yêu cầu chứng thực). Do đó, quy định này đã gây ra băn khoăn, lo lắng cho người thực hiện chứng thực. Chính vì vậy, Thông tư đã quy định: “Khi chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài, nếu người thực hiện chứng thực không hiểu rõ nội dung của giấy tờ, văn bản thì có quyền yêu cầu người yêu cầu chứng thực nộp kèm theo bản dịch ra tiếng Việt nội dung của giấy tờ, văn bản đó. Bản dịch giấy tờ, văn bản không phải công chứng hoặc chứng thực chữ ký người dịch; người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dung của bản dịch”. Như vậy, theo quy định này thì nếu người thực hiện chứng thực không hiểu rõ về nội dung của giấy tờ, văn bản được lập bằng tiếng nước ngoài thì có quyền yêu cầu người yêu cầu chứng thực dịch giấy tờ, văn bản này ra tiếng Việt trước khi yêu cầu chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản đó. Tuy nhiên, người thực hiện chứng thực cần lưu ý là bản dịch giấy tờ, văn bản đó không cần phải chứng thực chữ ký người dịch hoặc công chứng bản dịch.

6. Về một số hướng dẫn đối với người dịch và chứng thực chữ ký người dịch.

            Để bảo đảm cách hiểu thống nhất về tiêu chuẩn, điều kiện người dịch quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP,Thông tư đã có hướng dẫn và đưa ra ví dụ khá chi tiết “Theo quy định tại khoản 2 Điều 27 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP,  người dịch phải có bằng cử nhân ngoại ngữ trở lên về thứ tiếng nước ngoài cần dịch hoặc có bằng tốt nghiệp đại học trở lên đối với chuyên ngành khác được học bằng thứ tiếng nước ngoài cần dịch. Ví dụ: Ông Nguyễn Văn A tốt nghiệp thạc sỹ luật quốc tế tại Trung Quốc, chương trình học bằng tiếng Trung thì ông A đủ tiêu chuẩn để được dịch tiếng Trung Quốc; ông Nguyễn Văn B tốt nghiệp cử nhân kinh tế tại Nhật Bản nhưng chương trình học bằng tiếng Anh thì ông B chỉ đủ tiêu chuẩn để dịch tiếng Anh (không được dịch tiếng Nhật Bản).

Về ngôn ngữ không phổ biến, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP đã có quy định về ngôn ngữ “không phổ biến”, tuy nhiên, Nghị định lại không có giải thích thế nào là ngôn ngữ “không phổ biến” nên đã dẫn đến cách hiểu khác nhau về quy định này. Vì vậy, tại khoản 2 Điều 9 Thông tư đã hướng dẫn: “Ngôn ngữ phổ biến được hiểu là ngôn ngữ được thể hiện trên nhiều giấy tờ, văn bản được sử dụng tại Việt Nam và nhiều người Việt Nam có thể dịch ngôn ngữ này ra tiếng Việt hoặc ngược lại. Ví dụ: tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Đức, tiếng Nga, tiếng Trung Quốc, tiếng Nhật Bản, tiếng Hàn Quốc, tiếng Tây Ban Nha. Những ngôn ngữ không phổ biến là loại ngôn ngữ ít được thể hiện trên giấy tờ, văn bản sử dụng tại Việt Nam và có ít người có thể dịch được ngôn ngữ này ra tiếng Việt hoặc ngược lại. Ví dụ: tiếng Ả Rập, tiếng Ấn Độ, tiếng Mông Cổ…”

7. về chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch.

 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định về chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực. Tuy nhiên, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP không quy định đầy đủ về thành phần hồ sơ, cũng như trình tự, thủ tục giải quyết, vì vậy, gây khó khăn cho cơ quan thực hiện chứng thực khi triển khai quy định này trên thực tiễn. Do đó, Thông tư đã quy định thủ tục chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch, trong đó nêu rõ thành phần hồ sơ khi yêu cầu chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực.

“1. Khi yêu cầu sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch theo quy định tại Điều 38 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì người yêu cầu chứng thực phải xuất trình giấy tờ tùy thân còn giá trị sử dụng để người thực hiện chứng thực kiểm tra và nộp 01 (một) bộ hồ sơ gồm các giấy tờ sau đây:

a) Hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực;

b) Dự thảo hợp đồng, giao dịch sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực.

2. Trong trường hợp nội dung sửa đổi, bổ sung có liên quan đến tài sản thì người yêu cầu chứng thực phải nộp bản sao kèm bản chính để đối chiếu giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng; trừ trường hợp người lập di chúc đang bị cái chết đe dọa đến tính mạng.

3. Thủ tục chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch được thực hiện theo quy định tại các khoản 2, 3, 4 và khoản 5 Điều 36 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP”.

Như vậy, kể từ ngày 15/02/2016 những vướng mắc phát sinh trong thời gian qua khi triển khai thi hành Nghị định số 23/2015/NĐ-CP đã được hướng dẫn cụ thể, tạo thuận lợi cho hoạt động chứng thực thực hiện đồng bộ, thống nhất./.

                                                                        Thực hiện:    HQT