Từ đầu năm đến nay, UBND huyện Vạn Ninh tập trung triển khai thực hiện đồng bộ các giải pháp nhằm cải cách hành chính, nhất là đẩy mạnh thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông theo hướng hiện đại, ứng dụng phần mềm Văn phòng điện tử E-office và hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008.

Được sự hỗ trợ của Sở Thông tin và Truyền thông Khánh Hòa và Công ty TNHH phần mềm và tư vấn Kim Tự Tháp (đơn vị tư vấn), UBND huyện đã giao Văn phòng HĐND và UBND tiến hành khảo sát hiện trạng cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của các phòng chuyên môn, các đơn vị sự nghiệp và UBND các xã, thị trấn, chuẩn bị các điều kiện cần thiết để tiếp nhận chuyển giao phần mềm Văn phòng điện tử E-office trên địa bàn huyện. Thực hiện chỉ đạo của UBND huyện, 100 % cơ quan, đơn vị đã chủ động mua sắm máy vi tính (mỗi lãnh đạo cấp phòng và lãnh đạo UBND xã, thị trấn được trang bị ít nhất 01 máy tính xách tay để tiếp nhận văn bản, tài liệu, thông tin chỉ đạo, xử lý công việc mọi nơi, mọi lúc), kết nối mạng Internet, xây dựng hoàn thiện hệ thống mạng LAN và triển khai cài đặt bộ phần mềm. Văn phòng HĐND và UBND huyện tổ chức tập huấn cách thức xử lý công việc trên E-office đến từng cơ quan, đơn vị theo phương thức chuyển giao tại chỗ, cầm tay chỉ việc, cấp tài khoản và mật khẩu cho người sử dụng, đảm bảo tập huấn đến đâu, các đơn vị triển khai được ngay đến đó. Với sự quyết tâm của thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, từ ngày 01/4/2013, tất cả các phòng, ban, đơn vị cấp huyện, UBND xã, thị trấn đã chính thức áp dụng phần mềm Văn phòng điện tử E-office.

Việc xử lý văn bản và công tác chỉ đạo, giao việc cho các phòng, ban, đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức từ cấp huyện đến cấp xã đã được thực hiện chủ yếu thông qua ứng dụng các tính năng trên phần mềm E-office. Việc làm này có tác dụng thay đổi phương thức quản lý truyền thống (Văn phòng giấy) sang ứng dụng công nghệ thông tin (Văn phòng điện tử), làm cho công tác chỉ đạo, điều hành được kịp thời, nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm chi phí hành chính. Các cơ quan, đơn vị và UBND xã, thị trấn đã thực hiện việc tiếp nhận văn bản đến và phát hành văn bản đi trên phần mềm E-office. Khi nhận văn bản đến (kèm file điện tử của văn bản) của các cơ quan trong hệ thống, văn thư của cơ quan thực hiện phân loại văn bản, chuyển file điện tử của văn bản tới lãnh đạo Văn phòng (hoặc Chủ tịch UBND huyện, Chủ tịch UBND cấp xã) để cho ý kiến xử lý. Căn cứ ý kiến chỉ đạo, văn phòng hoặc cán bộ văn thư tiếp tục chuyển hồ sơ đến cơ quan tham mưu xử lý qua hệ thống E-office. Đối với văn bản đến của các cơ quan, ngoài hệ thống (UBND tỉnh, các Sở, ngành,…) thì bộ phận văn thư scan văn bản đến để tạo file diện tử và thực hiện các khâu tiếp theo như đối với văn bản trong hệ thống. Hiện nay, một số loại văn bản chỉ thực hiện gửi - nhận trên phần mềm Eoffice, không gửi văn bản giấy.

Các ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo UBND huyện, thủ trưởng các đơn vị, lãnh đạo UBND các xã, thị trấn chủ yếu được thực hiện thông qua mục “Giao việc” trực tuyến trên E-office; chỉ đạo của lãnh đạo trên E-office là “mệnh lệnh hành chính” nên cán bộ, công chức, viên chức căn cứ tổ chức triển khai thực hiện. Đến nay 100 % lãnh đạo và cán bộ, công chức, viên chức các phòng chuyên môn, các đơn vị sự nghiệp và một số đơn vị cấp huyện đã tham gia xử lý văn bản trên E-office. Đối với cấp xã, trước mắt do điều kiện hạ tầng công nghệ thông tin chưa đảm bảo nên chỉ triển khai đến lãnh đạo UBND xã, 7 chức danh công chức chuyên môn và một số chức danh khác. Tổng số cán bộ, công chức, viên chức được cấp tài khoản để tham gia hệ thống E-office gần 400 người. Thông qua phân quyền của hệ thống, lãnh đạo có thể kiểm tra, kiểm soát tiến độ, kết quả giải quyết công việc của toàn bộ cán bộ, công chức, viên chức cấp dưới mọi lúc, mọi nơi. Chủ tịch UBND huyện có thể kiểm soát chặt chẽ công việc của các phòng, ban, đơn vị cấp xã, chỉ đạo và đôn đốc kịp thời đối với các trường hợp chậm trễ.

Có thể khẳng định việc áp dụng E-office thành công trước hết là nhờ quyết tâm của người đứng đầu đơn vị, địa phương và “tâm thế” đón nhận nhiệt tình của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức trong toàn huyện. Phần mềm E-office bước đầu làm cho “không gian hành chính” mở rộng hơn so với không gian truyền thống, giảm phụ thuộc vào giấy tờ văn bản, giảm chi phí quản lý hành chính. Các cơ quan, đơn vị và cán bộ, công chức tiết kiệm thời gian chờ công văn đến nhờ nhận văn bản trực tuyến, do vậy công việc được giải quyết nhanh hơn rất nhiều so với trước đây. Bản thân mỗi cán bộ, công chức và lãnh đạo cơ quan, đơn vị có thể chủ động kiểm soát tốt công việc được giao, qua đó phân công và sắp xếp nhân sự hợp lý hơn. Điểm quan trọng là ứng dụng E-office tạo ra một môi trường làm việc hiện đại, chuyên nghiệp và minh bạch, nâng cao trình độ kỹ năng và nhận thức cho cán bộ, công chức, tạo tiền đề quan trọng để cán bộ, công chức sẵn sàng tiếp cận và ứng dụng các công nghệ hành chính hiện đại khác.

Về triển khai cơ chế một cửa, một cửa liên thông theo hướng hiện đại, ngay từ đầu năm, UBND huyện đã chỉ đạo UBND xã Vạn Bình và thị trấn Vạn Giã khẩn trương hoàn thành việc cải tạo, xây dựng mới nhà làm việc Bộ phận một cửa và lắp đặt trang thiết bị để đưa bộ phận một cửa liên thông hiện đại đi vào hoạt động; hiện nay đang chuẩn bị cài đặt phần mềm một cửa điện tử để chính thức đi vào hoạt động trong tháng 5/2013. Đồng thời, Bộ phận một cửa hiện đại tại UBND huyện đã được đầu tư xây dựng mới và đưa vào hoạt động vào ngày 1/4/2013 với diện tích gần 250 m² trong khuôn viên Trung tâm Hành chính huyện; kiện toàn Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả để tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ cho tổ chức và công dân đối với tất cả các lĩnh vực thủ tục thuộc Đề án 30.

Ngay trong tháng 5/2013, UBND huyện Vạn Ninh tập trung chỉ đạo các cơ quan chuyên môn chuẩn bị các điều kiện để Cổng Thông tin điện tử huyện chính thức đi vào hoạt động và khai trương Bộ phận một cửa hiện đại UBND huyện và xã Vạn Bình, thị trấn Vạn Giã. Ngoài ra, huyện tiếp tục hoàn chỉnh và phê duyệt Đề án thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông theo hướng hiện đại tại 4 xã Vạn Thắng, Vạn Phú, Vạn Phước và Đại Lãnh; nâng cao khả năng ứng dụng Văn phòng điện tử E-office tại các cơ quan, đơn vị, địa phương gắn với việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 trên tất cả các lĩnh vực theo Đề án 30 và khai thác có hiệu quả Cổng thông tin điện tử huyện, hướng tới thực hiện cơ chế một cửa liên thông trực tuyến để giải quyết công việc, thủ tục hành chính, nâng cao sự hài lòng cho người dân, tổ chức và doanh nghiệp./.