Để bộ phận “một cửa liên thông” đi vào hoạt động có hiệu quả, UBND xã đã thành lập Ban chỉ đạo cải cách hành chính chỉ đạo các phòng, ban chuyên môn có liên quan xây dựng quy trình thủ tục hành chính, lập đề án “một cửa liên thông” hiện đại. Sau đó, địa phương đã tu sửa văn phòng, đầu tư lắp đặt hệ thống máy móc, trang thiết bị. Ông Nguyễn Văn Tính - Chủ tịch UBND xã Vạn Bình cho biết: “Hệ thống “một cửa liên thông” hiện đại đưa vào khai thác, sử dụng đã đạt hiệu quả thiết thực. Người dân đến liên hệ công việc được giải quyết nhanh chóng, cán bộ “một cửa” làm việc có trách nhiệm hơn. Bộ phận “một cửa liên thông” đã trang bị đầy đủ máy tính, nối mạng Internet để người đến giao dịch có thể truy cập các trang thông tin, nắm được những yêu cầu về giấy tờ có liên quan đến thủ tục mình muốn giao dịch. Hơn nữa, người dân cũng biết được trình tự giải quyết công việc của hệ thống và yêu cầu của mình đang được xử lý ở khâu nào. Thông qua cổng thông tin điện tử của xã, người dân có thể đăng ký các thủ tục ngay trên máy tính tại nhà, không cần tới trụ sở xã…”.

Ông Ngô Duy Đông - Phó Trưởng phòng Nội vụ huyện Vạn Ninh: Cùng với thị trấn Vạn Giã, xã Vạn Bình đã đầu tư và đưa vào sử dụng hệ thống “một cửa liên thông” hiện đại. Qua đó, việc giải quyết các thủ tục hành chính cho người dân có nhiều thuận lợi, địa phương đã triển khai đúng tiến độ và làm việc hiệu quả. Trách nhiệm của cán bộ phụ trách bộ phận “một cửa liên thông” được nâng lên rõ rệt. Tuy nhiên, với hệ thống máy móc hiện đại, đòi hỏi cán bộ phụ trách và người dân cần có thêm thời gian để khai thác, sử dụng nhằm mang lại hiệu quả tối đa.

Tuy hiện tại, bộ phận “một cửa liên thông” của xã mới chỉ có 2 cán bộ (1 cán bộ bán chuyên trách và 2 cán bộ được tăng cường từ văn phòng), nhưng các thủ tục được tiếp nhận, giải quyết đều kịp thời và đúng hẹn. Người dân đến liên hệ công việc tại đây giảm được thời gian chờ đợi kết quả, không phải đi liên hệ ở nhiều cơ quan, thậm chí không phải đến các cơ quan tài chính để nộp tiền (vì trong hệ thống này có cả nhiệm vụ thu phí và lệ phí). 6 tháng đầu năm 2013, bộ phận “một cửa liên thông” xã Vạn Bình đã tiếp nhận và giải quyết 1.006 hồ sơ, trong đó nhiều nhất là hồ sơ liên quan tới chứng thực, hộ tịch. Lĩnh vực đất đai được cho là phức tạp nhất, tuy nhiên không có hồ sơ nào trễ hẹn với người dân.

Theo anh Lê Nhật Toàn - cán bộ bộ phận “một cửa liên thông” hiện đại xã Vạn Bình: “Trước kia, khi công dân đến giao dịch, chúng tôi mất rất nhiều thời gian hướng dẫn những thủ tục cần thiết. Hiện nay, bằng màn hình cảm ứng hỗ trợ phần mềm cập nhật dữ liệu về thủ tục hành chính trên các lĩnh vực, công dân có thể tự tra cứu thông tin, kiểm tra trạng thái hồ sơ thông qua thiết bị quét mã vạch, đăng ký hồ sơ thông qua phiếu thứ tự... Chỉ bằng thao tác đơn giản đưa mã vạch hồ sơ vào máy, hệ thống sẽ thông báo đầy đủ thông tin về hồ sơ như: Tên công dân, loại hồ sơ, ngày tiếp nhận, ngày hẹn trả...Hệ thống phần mềm cũng giúp cho cán bộ quản lý hồ sơ chặt hơn; nâng cao kỹ năng nghiệp vụ; tăng cường khả năng giám sát hoạt động của bộ phận “một cửa liên thông”. Qua đó góp phần ngăn ngừa, hạn chế tối đa những tiêu cực, phiền hà, nhũng nhiễu đối với người dân, đồng thời làm thay đổi phong cách làm việc, nâng cao ý thức, trách nhiệm của mỗi cán bộ, công chức khi tiếp xúc với dân”.